第9回

情報共有が乏しい

朝日税理士法人山中一郎

2017年8月4日

　会社はいわば情報の塊です。

　営業、購買、製造、管理・・・　会社は機能ごとに多くの情報を保有しており、それらの情報はスムーズに、適切な処理がされる必要があります。せっかく有用な情報を入手しても、処理が滞ると会社の機能は停止します。

　ここで多額な売掛金が回収遅延したとしましょう。例えば経理部はその情報を売掛金の消込作業によって入手します。これは会社全体にとって重要な情報です。

　まずは速やかな回収がされるべきであり、営業部など回収責任部署と情報を共有して、回収手続きを実施する必要があります。また会社の資金繰りに影響を与える可能性があるため、資金担当者に報告される必要があります。さらに遅延の原因を調査、必要に応じて相手の会社の経営状況など必要な情報を入手して、今後も販売を継続するか、残りの売掛金の保全の必要性について検討する必要があります。

　ここで重要なことは、

　　・情報を誰がどのタイミングで入手するのか

　　・入手した情報は誰に共有されるべきなのか

　　・情報を入手、共有された者は、その情報を適切に処理したか

という３つのポイントです。

１．情報を誰がどのタイミングで入手するのか

　情報は偶然に入手できる場合もありますが、多くの場合は意識的にそれを入手する努力をしなくては、入手できません。また偶然に情報を入手したとしても、その価値に気づかなければ、宝の持ち腐れです。情報の特性の一つは、人によってその価値が異なるところにあります。

　例えばいくら良い投資話があったとしても、資金を持っていない人にとっては情報の価値はありませんが、資金運用を考えている人にとっては大きな価値があります。

　ここで行いたいのは、会社の各部・各人が「決められた業務処理」を単に行うだけではなくて、「自分の業務を行うにあたって必要な情報」を各自が整理して、その入手に努めることです。意識的にそれを行うことができれば、単純作業は「考えて行う作業」に変化して、結果として生産性も向上します。

　また情報のもう一つの特性は、時間によってその鮮度が劣化するということです。いくら良い情報でも、時間が経過すると、それは周知の事実に変化したりして、その価値は小さくなります。適時に情報を入手することが重要です。

２．入手した情報は誰に共有されるべきなのか

　一つの情報が会社の複数の機能に影響を与えることがあります。情報を入手した者が、その情報を必要な部署に共有せず、一人で抱え込んでしまうと、それが会社の損失に直結することもあるのです。