グリーン就業規則の各規程について

2."グリーン就業規則"の各規定の要約

それでは具体的に"グリーン就業規則"の中身を見ていきましょう。
ここではそれぞれの規定がどういうものなのか代表的な規定の要約を挙げています。
（実際の規定については、弊社書式集をご参考にしてください。

１．服務規定
会社内での業務以外に、グリーン活動への積極的な参加を後押しするためのルールを示したものです。グリーン活動も自社の通常の業務同様に重要な活動である旨を明確に掲げ、社員にも認識してもらうために規定します。

２．二重就業規定
二重就業は原則禁止としていますが、社員がグリーン活動推進という目的のもと、会社の企業秩序に影響せず、会社に対する労務提供に格別の支障を生じせしめない程度のものとして会社が認めるグリーン関連活動に限って本来の会社業務のほかに、他団体等での活動を許可するというものです。他団体で行った活動については終了後、ミーティングの場など社内でフィードバックされ、自社でのグリーン活動推進のために全員で共有します。

３．ソーシャルメディア利用規定（ツイッター、フェイスブック等）
メルマガ、ツイッター、フェイスブック等のソーシャルメディアを有効に利用することはグリーン活動の進捗状況や結果報告、また様々な情報を効果的に発信するときの重要なツールとなりますが、私的に使用して良いというものではありません。ガイドラインを設け本来の目的で使用するための規定です。

４．ボランティア支援規定 <>br / ボランティア支援といってもその内容は多岐にわたるため、会社として積極的に行ってほしい活動については特に支援する意味でその内容を規定します。グリーン活動推進のための支援項目としては、大まかには休暇の取得や一定期間の休職、グリーン活動時間への配慮（本来業務についてノー残業デーや早帰り制度の推進）が挙げられます。また同じ社内において本来の業務活動のために積極的なグリーン活動への参加ができない社員にも、社外から大学生等をインターンシップとして受け入れ社員たちの仕事を通して学生が社会人としての心構えや職業観を考えるきっかけの場の提供するための間接的なグリーン活動を推進、支援していきます。

５.私の記念日規定
社員があらかじめ決めた記念日に有給休暇を連続して取得することにより年次有給休暇の取得促進と有効活用することを定めた規定です。

3."グリーン就業規則"の作成時に留意すること

これまでグリーン就業規則の要約を説明しましたが、では次に実際に各規定を作成するときの課題や留意点を「ボランティア支援規定」と「在宅勤務ルール」を例に取って説明していきます。

●ボランティア支援規定
1995年に発生した阪神・淡路大震災では、延べ150万人のボランティアが全国から駆けつけ「ボランティア元年」という言葉が生まれました。それ以後、大手企業を中心にボランティア休暇の導入が進められています。
ボランティア活動といっても震災復興に関するもの以外にその内容は多岐にわたり、またその休暇については法律上で規定があるものではなく、会社が任意で与えるものです。しかし、少しでも社会貢献をしようと志す社員からの申し出に対し、会社が積極的に休暇の付与を推進していくことは、これからの企業のあるべき姿として求められるものです。

１．賃金の取り扱いについて
休暇の与え方としては、年次有給休暇とは別に特別に年何日かの休暇を与えたり、失効した年次有給休暇を積み立て利用することが考えられます。賃金については有給の休暇ではなく無給として処理する、または一定の期間までなら有給で、それを超えるときは無給とする、などいくつかの対応を検討しておく必要があります。

２．休暇の期間
期間については有給とするか無給とするか、またボランティア活動の内容にも依ります。長期の場合は事業運営に与える影響も考慮して決めることが重要です。会社が事前にボランティアプランを設定しておき、それぞれのプランに休暇期間を示しておけば、社員はその中から選択することができるので休暇を取得しやすくなります。長期休暇を取得する場合のために休職の制度を設けておくるのも良いでしょう。

３．対象となる活動の種類
２．と同様に会社が事前にプランを決め、選択できるようにすれば、社員は普段から計画的に休暇を取りボランティアに参加し易くなります。会社のプラン以外にも社員からの申し出により認めることも必要です。

４．災害時の補償
会社の業務として参加させる場合以外は業務災害にはなりませんので、個人での活動の場合はボランティア保険に加入する必要があります。また会社としてボランティア活動中に災害にあった場合、災害補償をするかどうかを決めておくことが重要です。

５．活動報告
ボランティア活動の結果報告をすることは社員の自己の成長の証しとなり、またこれからボランティア活動をしようとする他の社員に対しても非常に参考になります。また会社として活動の報告をＣＳＲレポートやニュースレターとして社内外に情報発信していくことも有効です。

６．対象者
業務への影響などを総合的に考慮する必要はありますが、勤続年数や役職により選別するのは適切ではないといえます。むしろ管理職が率先してボランティア休暇を取ることにより社員の抵抗感はなくなります。会社全体で社会貢献を推進していくという企業文化を育てていくことがボランティア活動を成功させるポイントです。

７．その他
賃金、勤続年数、人事評価など復帰後の取扱で不利益を与えることのないようにしておくことが必要です。休暇期間中は所属部署内で仕事をカバーするなどして復帰後スムーズに業務に戻れる体制をとっておくことも重要です。

●在宅勤務ルール
在宅勤務の制度は元々ワークライフバランスなど従業員の多様な働き方を支援するという考え方や育児・介護休暇を取る従業員の福利厚生的な制度としてみなされてきましたが、東日本震災以後はBCP（事業継続計画）の一環として非常時においても事業を継続できるようにするとの観点から多くの企業で導入が増えています。

１． 情報セキュリティーについて
在宅勤務は会社の情報を自宅に持ち込んで業務を行うことになるので、情報管理の対策をどうするかは大きな課題です。仕事をする部屋の環境、ＰＣが個人所有の場合のハード・ソフトウェアの問題、ウイルス対策など会社では想定のできないトラブルも起こりうることを考えるとどんなに情報の取扱いに注意しても漏洩のリスクをゼロにすることは出来ません。
そこで対応策としては在宅勤務ができる業務内容を限定するということが考えられます。例えば給与計算や、会社の財部上のデータを扱う業務はしないということです。しかし業務内容に制限を与えてしまうと、在宅勤務ができる対象者を制限してしまうことになり、制度の浸透も難しくなります。
オフィスとほぼ同じ環境で同様の業務ができるように最近はクラウドなどを利用し自宅のＰＣにはデータを保存しないなどの方法もあるので検討しておく必要があります。
他に情報漏洩のリスク低減の対策として、ＵＳＢメモリに情報を入れて会社から持ち出すことが通常使われていますが、暗号化やパスワード設定をするなど管理方法を明確にしておくことも重要です。　

２． 労務管理について

① 労働条件の明示
入社時に労働契約を締結する際に在宅勤務について労働条件の明示が既にされている場合は別として、入社後に在宅勤務をすることになる場合は、自宅を就業の場所とすることや労働時間などについての労働条件を明示する必要があります。

② 労働時間
労働基準法により、本来使用者は労働時間を適正に把握する責務があります。適正に把握するとは単に１日何時間働いたかを把握するのではなく、労働日ごとに始業時刻や終業時刻を使用者が確認・記録することにより何時間働いたかを把握・確定することです。在宅勤務では労働時間を適正に把握するために上司に始業と終業時にメールを出して、始業時には１日の予定を、終業時にはその日の作業報告をするという方法を取っている例もあります。
しかし、使用者の指揮監督が及ばない、業務に係る労働時間の算定が困難ということで、「事業場外労働に関するみなし労働時間制」を採用し所定労働時間労働したとみなす制度を取ることもできます。
みなし労働時間制の場合でも深夜や休日労働は対象には含まれないので、別途把握しなければなりません。また締切に間に合わず所定労働時間を超えて労働した場合の割増賃金の支払いなど労働時間の管理は非常に難しい問題を含んでおり、対応には十分な検討が必要です。

３． 対象者
対象者としては基本的には自己管理ができる一定レベル以上の能力を持っていることが不可欠となります。メールでの業務指示の内容を的確に理解し、仕事を自己完結できる能力が必要です。
勤務する時間帯や自らの健康に十分に注意を払いつつ、作業能率を勘案して自律的に業務を遂行することができるが求められます

４． 人事評価について
在宅勤務の場合、メールでの「ほう・れん・そう」が多くなり上司と顔を合わせる機会が少なくなります。定期的に面談する仕組みを検討することが必要です。
評価方法については従来の労働時間の長さではなく、業務内容や成果で管理し評価する制度を検討して勤務場所により影響が出ない、在宅勤務者に不利にならないようにしなくてはなりません。

５． その他
社内文書の電子化を始め、各種の総務的な手続き、申請、決済、などをＷＥＢ上で完結できるようにして在宅勤務者との書類の郵送など無駄を省くことにより在宅勤務の制度推進に役立てることができる。