やってませんか？こんな失敗

ニュースリリースの思わぬ失敗

　広報活動を始めることになったら、最初にするのはニュースリリース（プレスリリースともいいます）を作成することが多いでしょう。そんなときにやってしまいがちな失敗があります。しかも当事者はその失敗には気がついていない！というケースもありますので要注意です。

（１）ニュースではない情報をリリース
　「ニュースリリースをしてイベントに集客したい」というご要望をいただいたりします。しかし、ニュースリリースは集客のために使う手段ではありません。記者の方に取材をしたいと思ってもらうために企業のニュースを発信するものです。「それでは、どんなものを書けばいいのですか」というのもよくいただく質問です。その場合は、どのメディアにどんなふうに書かれる記事なのかをまず考えてみることです。このように、記者さんの側の視点で自社の情報をみてみると、ニュースリリースに値する内容かどうかわかると思います。

（２）業界用語と専門用語
　ニュースリリースは誰でも分かる明解な表現になっているほうがよいといわれます。ある記者さんの例えでいうと「中学２年生でも理解できる程度」だそうです。そうすると、難しい日本語やカタカナ語はきっと使えないですね。そして、そうです、皆さんの企業ではあたりまえに専門用語や業界用語も気をつけなければなりません。

　また「おいしい」とか「色がきれいな」などの、読み手の判断による表現もあいまいですのでニュースリリースにはふさわしくないでしょう。そういう視点で新聞を読んでみると、記事中にカタカナ語が出てこないことにもお気づきになると思います。つまり、ニュースリリースにはできるだけカタカナ語を使用しないで日本語で説明してみましょう。専門用語を使用するのが必要な製品の場合は、ニュースリリースの次ページに「資料編」と称したページを設けることが有効です。

　だんだん難しいと感じてきましたか？そう、ニュースリリースは、実は広報的感覚や視点が必要とされる高度な技なのです。ですから最初はとてもたいへんです。ある記者さんは、企業からそのメディアへ向けたラブレターだと思って「愛を込めて書いてください」とおっしゃっていました。伝えたいという思いが伝わるように書くべきという意味だと思います。

（３）ニュースリリース発信のタイミング
　ニュースリリースを作成した後は、メディアに向けて発信します。正確には、発信したい時期を決めて、それに間に合うようにニュースリリースを作成することになります。さて、発信する時期はいつがいいのでしょうか。多くの企業のリリースは時間がなさすぎるようです。いま製品ができたからリリースしたいという気持ちは分かりますが、それでは遅すぎるのです。もし新製品の発表なら少なくとも発売開始の１ヶ月前が良いタイミングです。または、その新製品が夏に活躍するものなら、発売開始時期だけではなく初夏の頃にも再度ニュースリリースをしたほうが効果的です。

　中小企業にとって、企業としての存在をメディアに知ってもらうことが重要なので、最初のうちはニュースリリースをこまめに発信しましょう。ニュースリリースは、最初のお披露目のリリース、その後の販売状況など経過報告のリリース、イベント終了時等の事後報告のリリースなど、ニュースとして情報を整きちんと整理することでいくつでも発信することができます。

　ところで、昨今はメールで一斉同報発信する方も多いかもしれません。一昔前は一斉ファックスでしたね。そして最近ではウェブ上で一斉にリリース配信サービスの会社も多くなっています。このような手法で発信する前に、今一度ニュースリリースの内容の重要度を確認にしてみてください。この理由は、一斉に発信してしまうことでニュースではなくだれでも知っている情報となってしまうことでもよいのか、それによって記者の方が取材したいと思う情報価値が落ちてしまってもよいのかです。大事な情報であればあるほど安易に同報発信せずに大事に発信してほしいと思います。

　情報を大事に発信するということは、顔も名前も分からない相手にニュースリリースをばらまくことではありません。特定のメディアに掲載されたいという希望があればそのメディアに訪問することもしてもよいのです。そのような熱意ある行動は広報に活動の中では地味ですがとても重要です。

　さらに、最近では自社のウェブサイトを持っている企業がほとんどだと思いますが、ニュースリリースを見た記者さんはまずウェブサイトに見に行きます。それから他で紹介されているかどうかなどの情報も確認します。その際に、広報がはじめての会社であれば他に情報が掲載されていることはないのがあたりまえなのですが、自社のサイトにも何も情報が掲載されていないと、企業への不信感につながってしまいます。ニュースリリースを発信するときには、自社のウェブサイトにも掲載することを忘れずに行ったほうがよいでしょう。