取材の申し込みがあったとき守らなければならないこと

Q＆Aを作っておきましょう！

記者さんからの質問事項をもらったら、取材を受ける前までに、質問事項に回答をつけていくようにして情報を整理することができます。質問事項は、だいたい３～４項目程度であることが多いですが、その質問事項だけにとどまるわけではなく、周辺の情報も聞かれます。

回答を準備しているとだんだん気づいてくることがあるはずです。たとえば「○
○について説明しようとすると、まずはその成り立ちを説明しなければ……」というように、説明したいと思うことが意外に多そうだ、ということです。

すでにお分かりのように、そのために、日頃から情報を整理しておくものが必要
なのです。項目は、次のようなものを基本としてまとめてみましょう。

１）主力サービス（今回の取材の内容等）についての基本情報（いくつもでよい）
　　いつからはじまったか、現状は、今年度の見込み等
２）上記サービスをとりまく市場の一般的な情報
　　自社のシェア、競合他社情報、日本の市場、世界の市場等
３）企業としての経営について
　　理念、経営状況、事業目標、売上目標、課題、行政や他社との連携の有無、
　　環境関連への取組み、CSR活動等
４）専門的に使っている用語の解説
５）直近のトピックス、イベント等

これを整理することで、これだけは記者さんに伝えたい、という自発的な思いも明確になってきます。取材時は、このシートを暗記する必要はなく、手元に置いてもかまいません。自社の情報を正確に伝えるための誠実な準備ですから、堂々とそれをみながら話してよいと思います。ただ、配布するのはおやめになったほうがよいです（念のため）。

このほか、特にテレビなど「あとから編集が入る」という場合にも安心せず、上記のようなQ&A資料で、特に４）については、配布用にアレンジしたものを制作スタッフの方にお配りすることで「あんなふうに言ってほしくなかった！」という後悔をしないですむでしょう。

言ったつもりが伝わっていないというのはよくあることかもしれませんが、広報では必ず避けたいことです。記事や映像として誤った情報が出てしまわないようにするのは広報としての責任です。企業として取材対応する際には、とんでもない誤解を招くかもしれないという緊張感をもって対応しましょう。

最後に、もし広報担当以外のスタッフが取材依頼の電話を受けたら、と想像してみましょう。ニュースリリースを発信した直後だけでなく、思わぬタイミングでメディアからの問合せを受けることがあります。そんなときこそ、即対応、行動することはとても大事です。しかし準備なく対応してしまうと、後々の痛手は計り知れません。

広報に入ってくるメディアからの問合せの電話やメールは、とても貴重なものです。しかし、そのことは、広報担当者以外にはなかなか分かりません。広報担当者がいない場合には、どのように受け答えをしてほしいかという社内スタッフ向けのマニュアルを用意しておくことは大切なことです。

特に取りこぼしやすい電話は、「電話受付票」というものを作り、それを運用することを社内にお願いしましょう。電話受付時に、相手の氏名、媒体名（番組や新聞、雑誌の名称）、電話連絡先、ファックス番号を必ず確認し、「広報担当の○○という者からすぐに折り返しご連絡させます」と言っていただくことです。

そして、そのことをメモではなく口頭で広報担当者へいち早く伝えていただくことを徹底的に社内にお願いしてください。それができないと、貴重な取材を受ける機会を逃すこともあることを社内共有しましょう。

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