第3回

採用調査で重要性が増しているリファレンスチェック

株式会社TMR 執筆

2023年11月8日

１．採用調査におけるリファレンスチェックの重要性の増大

（１）採用調査におけるリファレンスチェックの意義

（２）採用調査でリファレンスチェックを行う企業側のメリット

２．リファレンスチェックの具体的な内容

３．採用調査でリファレンスチェックを行う際の留意点

（１）リファレンスチェックを行う際のポイント

（２）十分な注意を要する内定取り消し

４．リファレンスチェックにおける専門調査会社活用の有効性

１．採用調査におけるリファレンスチェックの重要性の増大

（１）採用調査におけるリファレンスチェックの意義

リファレンスチェックとは、採用希望者の前職の勤務状況や人物像等について関係者に問い合わせる採用調査のひとつです。特徴的なのは、採用希望者に無断で行うものではなく、了解を得たうえで実施される点です。

電話で行うケースが主で、書面や面接を用いることもあります。リファレンス（reference）は直訳すると「参照」という意味になります。採用希望者について他の人の話を参照する手続きで、経歴照会とも呼ばれます。外資系企業の採用活動では一般的に行われており、日本企業でも幹部採用やマネージャー採用などの場合を中心にリファレンスチェックを取り入れる企業が増えています。

（２）採用調査でリファレンスチェックを行う企業側のメリット

採用調査でリファレンスチェックを行う企業側のメリットとしては、前職で他のメンバーとどのようなコミュニケーションをとっていたか、職務遂行能力はどの程度あるかなどを客観的な意見から確認でき、企業が求める人材とのミスマッチが防ぐことができます。

採用希望者の経歴の正しさを第三者の証言によって裏付けられるため、企業側も安心して採用することができ、互いの信頼関係が構築しやすくなります。

２．リファレンスチェックの具体的な内容

リファレンスチェックの具体的な質問内容としては勤務状況に関するものが挙げられます。加えて、コミュニケーション、人物像、職務能力に関するものです。リファレンスチェックのパターンとしては、求職者自身がリファレンス先を紹介するパターンと、採用する企業側がリファレンス先を探すパターンがあります。採用希望者がリファレンス先を紹介するパターンでは、1人だけを求められるケースは少なく、多くは複数を対象に実施されます。リファレンス先は、仕事内容がわかる同僚や、評価をする立場にいた上司などです。

企業がリファレンス先を探す方法は様々です。同業他社からの採用希望者であれば、業界ネットワークからリファレンス先を見つけることが多いようです。専門調査会社を利用してリファレンス先を探す場合もあります。専門調査会社を活用する場合は、リファレンスチェック先の選定から、リファレンスチェックそのものまでを含めて委託することが多いようです。リファレンスチェックを行うタイミングは、書類選考段階から内定後まで幅はありますが、内定を出す直前の最終チェックで実施されることが多いようです。

３．採用調査でリファレンスチェックを行う際の留意点

（１）リファレンスチェックを行う際のポイント

①丁寧に依頼をする

リファレンスチェックは採用希望者の前職企業にリファレンスについて理解を得ていることが大前提になります。十分な理解が得られない場合、他人の情報を勝手に話すことに抵抗感があるとして、協力をとりつけにくくなるケースもみられ、アプローチ段階から十分な注意と的確なコミュニケーションが必要です。説明を怠らず主旨や目的などを含めて丁寧に依頼することが重要になります。

② 個人情報保護法に抵触しないようにする

2015年の「個人情報の保護に関する法律」の改正によって、採用希望者の個人情報の取り扱いにはより注意が必要になりました。第2条第3項に規定される「要配慮個人情報」にはとくに注意が必要です。要配慮個人情報とは、主に以下の6項目の他、本人が差別や偏見といった不利益を生じないように特別に配慮が必要な個人情報をいいます。

・人種

・信条

・社会的身分

・病歴

・犯罪の経歴

・犯罪により害を被った事実

法の第17条第2項に規定されている場合を除き、要配慮個人情報の取得には本人の同意が必要です。採用活動は除外に該当しないため、同意なく取得することはできません。

このようにコミュニケーションやコンプライアンスの観点から、リファレンスチェックには十分な専門知識と豊富な経験に裏打ちされた繊細な対応が求められます。

（２）十分な注意を要する内定取り消し

リファレンスチェックの結果、虚偽があった場合などは、内定の取り消しを検討する必要性が発生することが考えられます。しかし、内定取り消しには十分な注意が必要です。内定を出した時点で、労働契約が成立したとみなされるからです。

どのような理由でも内定取り消しができるわけではないため、少なくとも、内定を取り消せるだけの「合理的な理由」として重大な経歴詐称などの理由が必要となります。何が合理的で何が重大かについては、こうした案件を取り扱う専門サービス等を利用した十分な検討を要します。

４．リファレンスチェックにおける専門調査会社活用の有効性

これまで見たように、採用調査においてリファレンスチェックを企業単独で行うには、自ずと限界が生じます。リファレンスチェックは、専門的な知識に加え、個人情報の扱いや採用希望者に係る第三者にも影響のある調査を行う必要があるため、繊細な調査と言えます。その分、調査効果は非常に高いため、重要な採用においては、実績のある専門の調査会社を活用することが非常に有効と言えます。

オンライン面接の導入と拡大で一般採用を効率化しつつ、採用コストの削減分を再投資して、重要な採用やヘッドハンティングなどに力を入れる企業も増加していることが、リファレンスチェックの導入増加に繋がっているのではないかと思われます。

㈱ＴＭＲでは様々な採用調査に対応しており、リファレンスチェックについても多数の実績がございます。また、特別雇用調査として、重要ポスト登用など指定事項について特に素行面を含む綿密な調査を行うサービスも提供しており、役職者採用など重要な経営判断の材料としてご利用いただけます。

その他、㈱ＴＭＲで実施している採用調査は、定性分析、経営コンサルテーションまで含んだトータルソリューションとしてお役に立つサービスを提供しています。単なる定量的・形式的な調査データの提供にとどまらず、オフィシャルな情報だけではわからない、社内での対立や離職率の高さなどの定性的・実質的な内容に踏み込んだ情報提供も行っています。

※転載元　株式会社TMR　お役立ち情報　「採用調査で重要性が増しているリファレンスチェック」

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