外部専門会社を活用した前職調査や身元調査で明らかになるネガティブ情報とは

1．採用前に素行不良や経歴詐称などのネガティブ情報を見つけ出す必要性
（1）前職調査や身元調査からネガティブ情報が発覚する割合
（2）入社後に発覚したネガティブ情報による懲戒解雇は困難を極める
2．履歴書・職務経歴書から読み取るネガティブ情報のチェックポイント
3．外部専門会社に委託する調査で得られる情報と委託する際の留意点
（1）外部専門会社に委託する前職調査や身元調査で得られる主な情報の種類
（2）前職調査や身元調査を外部委託する際に留意しておきたい個人情報保護法への対応

1．採用前に素行不良や経歴詐称などのネガティブ情報を見つけ出す必要性

（1）前職調査や身元調査からネガティブ情報が発覚する割合

外部専門会社に委託した前職調査や身元調査を行った場合、素行不良や経歴詐称などのネガティブ情報が現実的に発覚する確率は調査全体の数％程度と言われます。約9割の応募者は、本人の申告や面接内容と一致した情報が得られ、採用を後押ししてくれる報告となります。

しかしその一方、このごくわずかな数％の人材への前職調査や身元調査を怠り、例えば反社会的勢力とのつながりなどのネガティブ情報を見過ごしてしまうことが、会社全体の信用を揺るがしかねない出来事に発展する可能性があることをしっかり認識することが重要です。

（2）入社後に発覚したネガティブ情報による懲戒解雇は困難を極める

素行不良や経歴詐称などが発覚した際、懲戒処分の事由として認められることもありますが、通常、処分にはステップがあり、口頭注意から始末書提出、減給処分・出勤停止などの段階を踏み、最後の最も重い処分として懲戒解雇を行うことができます。加えて、労働基準法や労働契約法など、様々な法律により幾多の障壁が設けられており、実行するには大変な困難を極めます。

2．履歴書・職務経歴書から読み取るネガティブ情報のチェックポイント

履歴書・職務経歴書では、見えてこない点も、下記のようなポイントを押さえることにより、初期段階の簡易なチェックとして、素行不良や経歴詐称などのネガティブ情報を発見できる可能性があります。

・職歴の会社が存在するのかをインターネットで検索
・会社住所の記載が無ければ勤務地の所在地を口頭で確認
・退職年月と入社年月、部署・役職はしっかりチェック

最終的に面接で応募者本人に疑問点を質問して、本当の事を正直に応えてもらえれば問題は解決し採否の判断材料とすることができます。しかし、自分のついた嘘を正直に告白するケースは少ないようです。深読みで抱いた疑念はそのまま残ります。

履歴書の深読みでチェックしたポイントや面接のあいまいな答えから生じる疑念に加え、前職調査や身元調査を外部専門会社に委託することで応募者の実像がより確実に炙り出され、採用後の労務トラブルが起こるリスクを軽減することができます。

3．外部専門会社に委託する調査で得られる情報と委託する際の留意点

（1）外部専門会社に委託する前職調査や身元調査で得られる主な情報の種類

前職調査や身元調査を専門調査会社に委託した場合、実際に得られる情報は以下のような内容です。

・学歴情報
現在の高等学校・大学の9割方は本人の委任状等が無い限り、第三者の問合せに対して卒業の事実を開示することはありません。ごく一部の専門学校などで照会に応じている学校があるだけです。専門調査会社に委託した身元調査で、より踏み込んだ調査情報を得ることが可能となります。

・職歴での在籍・役職・勤務振り
人事の窓口で、入社・退職年月、勤怠状況、賞罰などの記録、役職などの問合せに返答する企業は全体の4割程度と言われます。残りの3割は在籍の有無程度の照会対応、残りの3割は完全に回答拒否と言われます。専門調査会社に委託することで、仕事ぶり、人物評、退職理由など定性的な情報まで踏み込んだ情報が得られます。人事部門が完全に回答拒否の場面であっても何等かの情報が得られて判断材料の報告に繋がるケースも存在します。

・退職理由
退職理由は、自己都合か会社都合かだけの記述が大半です。本人の所属する部署にアプローチされる場合には、履歴書には書かれていない真の理由が判明されるケースがあります。「じつは健康上の理由で退職を余儀なくされた」、「上司との軋轢が年中あった」、「突然出社しなくなり連絡も無かった」、などの退職に至った背景が如実に報告される場合もあります。

・居住地の在住確認、ネガティブな風評の有無
前提として申告された住所に住んでいることは報告されます。その他に町内会への参加や、挨拶の励行、家族状況などが判る場合があります。居住地での前職調査で発覚する極端なネガティブな事例としては、そこに住んでいないことが判明してしまうケースがあります。気が付かずに採用して、本人が転居を申告してこないとすれば、通勤交通費の虚偽申請に繋がってしまうことになります。

これらの他に下記のような情報を提供している専門調査会社もあります。

・反社会的勢力とのつながりがないか
・自己破産をしていないか
・記事になるような問題を起していないか
・SNSで不自然な情報発信をしていないか
・不動産登記簿取得から不審な借金や税金滞納などないのか

（2）前職調査や身元調査を外部委託する際に留意しておきたい個人情報保護法への対応

個人情報保護法に関する要点については注意が必要です。同法令では個人情報を収集する際には利用目的を明示すること、そして個人情報を提供する場合には本人の同意を得ることを義務づけています。前職調査や身元調査を実施する際には、基本的には応募者本人に告知をして承諾を得ておく必要があります。方法として「採用応募者の個人情報取得・利用同意書」といった書類に、選考を目的とした個人情報の情報収集をすることがある旨を記し同意を得ておくのが一般的です。

応募者によっては自分の前職調査や身元調査をされることを嫌い辞退してしまう可能性もありますが、調べられては困ることがあるために身を引くケースもあり、前職調査の告知自体がふるいの効果になることもあります。

前職調査や身元調査の専門調査会社である㈱ＴＭＲでは独自の調査方法で、履歴書・職務経歴書などの応募者申告事項について踏み込んだ裏付けを行います。中でも身元調査では反社会的勢力とのつながりがないかどうかについて入念なチェックを行います。さらに、勤怠、退職理由等の確認を通して、素行不良、経歴詐称などのネガティブ情報がないかどうかを突き止め、客観的な判断材料を提供することで安心・安全な採用活動の実現が可能です。

特別雇用前職調査として、重要ポスト登用など指定事項について特に綿密な前職調査を行うサービスも提供しており、反社チェックも踏まえて行う役職者採用など重要な経営判断の材料として利用できます。

※転載元　株式会社TMR　お役立ち情報「外部専門会社を活用した前職調査や身元調査で明らかになるネガティブ情報とは」