第261回

オンライン打ち合わせには「段取り力」が必要に

アタックスグループ（税理士法人、経営コンサルティング）執筆

2020年10月6日

新型コロナウイルスの感染拡大により、ビジネスにおいても、これまでの常識が大きく変わり始めている。特に企業の在宅勤務や出張自粛などの影響によるオンラインでの営業活動や打ち合わせが多くなっているように感じる。

もちろん、これまでにも電話での打ち合わせやテレビ会議システムを活用しての打ち合わせを行うことが全くなかったというわけではない。ただ、ここまでの頻度で開催されるようになったのは、少なからず、新型コロナ感染拡大の影響と言っても過言ではないだろう。

オンラインでの打ち合わせは、その移動を考慮する必要がないため、ピンポイントで開催が可能であったり、資料の画面共有ができることで印刷資料の削減につながる。また大きな会議室を用意する必要がないなどのメリットも当然ある。しかし、その半面、何度かオンラインでの打ち合わせを行う中で、画面越しに相手の表情や声を確認してはいるものの、どうしても熱意や対面しているからこそ伝わるニュアンスが伝わりづらかったり、進行がうまくいかなかったりということも度々発生しているように感じる。

対面での打ち合わせでは、本題に入る前に雑談から入って場を和ませたり、また終わりには会議の緊張から解放するための雑談を入れるなどの一連の流れがあった。しかし、オンラインでは限られた時間の中で進行する必要があり、どうしても必要事項を話すだけになってしまい、意思疎通が十分でなかったり、さらに打ち合わせ終了後は各自が個別に退出をしていくため、打ち合わせ後の確認などに十分な時間を取れなかったりということもある。その解消のために重要となるのは、やはり対面打ち合わせと同様、事前・事後のすり合わせ、打ち合わせの段取りを決めることだと思う。

例えば、オンライン打ち合わせを始める前に、事前の電話や参加者が全員入る前の接続時間を使い、担当者間で今回の流れ、開催目的・今日のゴールの共有化をしたり、打ち合わせ終了後は、やはり担当者間で進め方に問題はなかったか、他の参加者の反応はどうだったかなど振り返ったり、改善をしていくことも必要になる。

今後、新型コロナが収束したとしても、オンラインの活用は減るどころか、ますます活用が進んでいくだろう。それを有効活用できるかできないかは、対面時以上の「段取り力」にかかっているといってもよいだろう。

アタックス研究員・坂本洋介

2020年10月6日フジサンケイビジネスアイ掲載